Cuando una empresa necesita una capacidad nueva, como soporte técnico, atención a clientes o contabilidad, enfrenta una decisión clásica: contratar personal propio o externalizar el servicio. No hay una respuesta universal. Depende del costo real, del riesgo legal, del control que necesitas y de qué tan central es esa función para tu negocio.
Esta guía compara ambos modelos con criterios concretos, aclara qué es legal en México después de la reforma de 2021 y te da un marco para decidir.
Primero, una aclaración legal
Cuando se habla de «outsourcing», hay que distinguir dos cosas muy distintas.
El artículo 12 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) prohíbe que una persona física o moral ponga a disposición de otra a sus propios trabajadores para que laboren en beneficio de quien la contrata. Esa es la subcontratación de personal, y está prohibida.
En cambio, el artículo 13 permite la subcontratación de servicios u obras especializadas, que es otra cosa. Para que sea válida deben cumplirse tres condiciones:
- Que el prestador esté inscrito en el REPSE ante la STPS.
- Que exista un contrato por escrito con el objeto del servicio y el número aproximado de trabajadores que participarán.
- Que el servicio sea realmente especializado y distinto de la actividad preponderante del contratante.
Todo lo que sigue se refiere a esta segunda figura. Si tu idea de «outsourcing» es rentar trabajadores para tus propias funciones centrales, ese esquema ya no es una opción legal.
¿Qué cuesta realmente contratar de forma directa?
El salario bruto es solo una parte. El patrón debe cubrir cuotas de IMSS, la aportación de 5% al Infonavit, la aportación al SAR e impuestos locales, además de las prestaciones de ley como aguinaldo, vacaciones, prima vacacional y reparto de utilidades.
Las estimaciones del sobrecosto varían bastante según la fuente y los supuestos:
- Entre 25% y 35% adicional al salario, según el tipo de trabajador y la prima de riesgo de trabajo.
- Entre 30% y 45% adicional, según nivel salarial, clase de riesgo y prestaciones.
- Entre 40% y 55% en una calculadora que considera la cesantía patronal de 7.512%.
Por eso, usa estos rangos solo como referencia. Para decidir, calcula con tus propios datos: salario, clase de riesgo, entidad y prestaciones superiores a la ley. Una cifra orientativa: con $10,000 de sueldo bruto y prestaciones mínimas, el costo real para el patrón ronda entre $13,000 y $14,000 mensuales.
Existe además un efecto reciente: crear empleos formales se ha vuelto más caro en México, y a la nómina se suman prestaciones, aportaciones y cargas fiscales.
¿Cómo se estructura el costo de un servicio especializado?
Con un proveedor registrado, el esquema típico es: nómina del proveedor, más su comisión (que una calculadora sitúa entre 10% y 20%), más IVA. La misma fuente señala que el gasto es deducible para ISR, que el IVA trasladado es acreditable y que no hay obligación de PTU por esos trabajadores. Esas ventajas aplican solo si se cumplen todos los requisitos de documentación, como vimos en nuestro artículo sobre errores en outsourcing especializado.
Un ejemplo ilustrativo
Este ejemplo es hipotético. Supón un puesto con salario bruto de $15,000 al mes. Con un sobrecosto de 40%, la contratación directa cuesta unos $21,000 mensuales. Con un proveedor, el costo base de nómina sería similar ($21,000), al que se agrega una comisión de 10% a 20%, es decir, entre $23,100 y $25,200, más IVA acreditable.
La conclusión es importante: el servicio especializado no es automáticamente más barato por persona. El ahorro, cuando existe, viene de otros factores: no tener que reclutar ni administrar nómina, flexibilidad para escalar, acceso a especialistas que no necesitas todo el año, y menor carga de gestión interna.
Comparativa de ambos modelos
| Criterio | Contratación directa | Servicio especializado (REPSE) |
|---|---|---|
| Costo por persona | Salario más cargas y prestaciones | Costo del proveedor más comisión de 10% a 20% |
| Control del trabajo | Alto, dirige tu empresa | Por resultado; el proveedor dirige a su personal |
| Flexibilidad | Baja: contratar y despedir tiene costos | Alta: se escala según el contrato |
| Riesgo laboral | Directo, recae en tu empresa | Responsabilidad solidaria si el proveedor incumple |
| Requisito legal clave | Altas y obligaciones patronales | REPSE, contrato escrito y servicio distinto de tu actividad |
| Conocimiento del negocio | Se acumula en el equipo | El proveedor tarda en aprender tu operación |
| Mejor para | Funciones centrales y de alto volumen | Funciones especializadas, puntuales o de apoyo |
Costos ocultos del outsourcing
Un análisis honesto debe incluir los costos que no aparecen en la cotización:
- Costo de gestión: alguien debe coordinar y dar seguimiento al proveedor. Si un directivo dedica 10 horas semanales, ese tiempo cuesta.
- Costo de aprendizaje: los primeros dos o tres meses suelen ser menos eficientes mientras el proveedor conoce tu negocio.
- Costo de dependencia: si ya dependes del proveedor y sube precios, tienes poco poder de negociación.
- Costo de rotación de proveedores: cambiar de proveedor cada año por precio puede borrar el ahorro.
Riesgos legales que no puedes delegar
La responsabilidad solidaria es el punto más delicado. Si el prestador incumple con las obligaciones hacia sus trabajadores, la empresa contratante responde de manera solidaria. Eso significa que podrías tener que cubrir pagos y cuotas de seguridad social adeudados por el proveedor.
Además, el contratante que reciba servicios de una prestadora sin registro, o que no verifique su cumplimiento, puede ser solidariamente responsable de deudas laborales, fiscales y de seguridad social. El artículo 13 también obliga a verificar de forma permanente que la prestadora cumpla las normas de seguridad, salud y medio ambiente en el trabajo.
A esto se suman las sanciones: la calculadora citada menciona multas de entre $179,240 y $4,481,000 con una UMA anterior, además de la no deducibilidad de los pagos. Con la UMA de 2026 los montos son mayores, como explicamos en nuestro artículo sobre el REPSE.
Regla práctica para decidir
La regla general es que las funciones de alta frecuencia y volumen son mejores candidatas para equipos internos, mientras que las funciones especializadas y de baja frecuencia convienen más al outsourcing. A partir de ahí, hazte cinco preguntas:
- ¿Esta función es parte de mi objeto social o de mi actividad principal? Si lo es, no puede ser servicio especializado.
- ¿La necesito todo el año o por proyectos?
- ¿Requiere conocimiento muy específico que no tengo?
- ¿Cuánto control directo necesito sobre cómo se hace?
- ¿Puedo documentar y vigilar el cumplimiento del proveedor cada mes?
Si las respuestas apuntan a una función especializada, puntual y ajena a tu actividad principal, el servicio especializado probablemente conviene. Si es central, constante y requiere dirección directa, contrata.
Casos típicos
- Conviene externalizar: soporte técnico especializado, mesas de servicio, gestión documental, consultoría fiscal o jurídica y proyectos con duración definida.
- Conviene contratar directo: funciones que forman parte de tu actividad principal, puestos con conocimiento clave del negocio y roles que exigen supervisión diaria.
- Modelo mixto: muchas empresas mantienen un núcleo interno y suman proveedores para picos de demanda o capacidades especiales.
Cómo elegir un proveedor
- Verifica que su REPSE esté vigente y cubra la actividad que contratas.
- Pide opiniones de cumplimiento positivas (SAT, IMSS) y comprobantes de pago de cuotas.
- Exige contrato escrito con objeto preciso y número aproximado de trabajadores.
- Revisa su experiencia con clientes de tamaño y exigencia similares.
- Define indicadores de servicio y revisiones periódicas.
Preguntas frecuentes
¿El outsourcing de personal sigue siendo legal?
No. La subcontratación de personal está prohibida; solo se permiten servicios u obras especializadas.
¿Es más barato externalizar?
No siempre. Hay que comparar el costo total, incluida la comisión del proveedor y los costos de gestión.
¿Qué pasa si mi proveedor no paga a sus trabajadores?
Como contratante, puedes responder de forma solidaria por esas obligaciones.
¿Se puede combinar ambos modelos?
Sí, y es lo más habitual: un equipo interno para lo central y servicios especializados para lo complementario.
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Este contenido es informativo y no sustituye asesoría profesional. El ejemplo numérico es hipotético; calcula con tus datos reales.